04/11/2026
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, công nợ, tiền lương và nghĩa vụ thuế. Nếu các nghiệp vụ này không được ghi nhận, đối chiếu đầy đủ, số liệu kế toán có thể phát sinh chênh lệch giữa sổ sách, hóa đơn và tờ khai thuế.
Việc rà soát sổ sách trước quyết toán giúp doanh nghiệp:
Phát hiện sai sót kế toán: Kiểm tra các nghiệp vụ hạch toán nhầm tài khoản, sai kỳ kế toán hoặc ghi nhận thiếu chứng từ.
Kiểm soát chi phí hợp lệ: Xác định những khoản chi phí chưa đủ hồ sơ, chứng từ để xem xét điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Đối chiếu nghĩa vụ thuế: Kiểm tra sự thống nhất giữa sổ kế toán và các tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN.
Phát hiện rủi ro tài chính: Xử lý các tình trạng âm quỹ tiền mặt, âm kho, công nợ tồn đọng hoặc số dư tài khoản bất thường.
Chuẩn bị hồ sơ giải trình: Sắp xếp chứng từ, hợp đồng và tài liệu liên quan để thuận tiện cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra.
Thay vì chờ đến khi nhận thông báo kiểm tra thuế mới tiến hành xử lý, doanh nghiệp nên chủ động rà soát định kỳ, đặc biệt là vào thời điểm kết thúc năm tài chính.
Để quá trình kiểm tra diễn ra có hệ thống, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 7 bước dưới đây:
Đầu tiên, kế toán cần tập hợp toàn bộ tài liệu liên quan đến hoạt động tài chính và nghĩa vụ thuế trong kỳ cần rà soát.
Các hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, thông tin vốn góp và các thay đổi đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán.
Chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, biên bản đối chiếu công nợ.
Hồ sơ thuế: Tờ khai thuế GTGT, hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN và các chứng từ nộp thuế.
Hóa đơn đầu vào, đầu ra cùng hợp đồng kinh tế và chứng từ thanh toán liên quan.
Sau khi thu thập, kế toán cần kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và tính liên tục của hồ sơ. Những chứng từ còn thiếu hoặc chưa rõ nội dung cần được lập danh sách để bổ sung, xác minh.
Doanh thu là một trong những nội dung quan trọng thường được kiểm tra khi quyết toán thuế. Vì vậy, kế toán cần đối chiếu số liệu giữa hóa đơn điện tử, hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán và sổ kế toán.
Các nội dung cần kiểm tra gồm:
Hóa đơn bán hàng đã lập có được ghi nhận đầy đủ vào sổ kế toán hay không.
Doanh thu trên hóa đơn có khớp với doanh thu đã hạch toán không.
Thời điểm ghi nhận doanh thu có phù hợp với quy định kế toán và thuế không.
Các hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy có được xử lý đúng quy định không.
Doanh thu đã kê khai thuế GTGT có thống nhất với dữ liệu hóa đơn điện tử không.
Đặc biệt, cần chú ý các khoản doanh thu chưa xuất hóa đơn, doanh thu ghi nhận sai kỳ hoặc hóa đơn đã xuất nhưng chưa được hạch toán. Đây là những vấn đề có thể dẫn đến chênh lệch giữa doanh thu kế toán và doanh thu tính thuế.
Đối với chi phí, doanh nghiệp cần kiểm tra không chỉ tính hợp lệ của hóa đơn mà còn cả bản chất giao dịch và hồ sơ chứng minh khoản chi thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Một số nội dung cần rà soát:
Hóa đơn có đầy đủ thông tin và đáp ứng yêu cầu theo quy định không.
Hàng hóa, dịch vụ mua vào có thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động kinh doanh không.
Có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho hoặc tài liệu liên quan đối với những giao dịch cần thiết không.
Chứng từ thanh toán có đáp ứng điều kiện theo quy định thuế hiện hành không.
Các khoản chi phí có được hạch toán đúng kỳ và đúng nội dung không.
Ngoài ra, cần đặc biệt lưu ý những hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro, hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế hoặc hồ sơ thanh toán chưa đầy đủ.
Việc phân loại chi phí nên được thực hiện rõ ràng thành các nhóm: chi phí có đủ điều kiện được trừ, chi phí cần bổ sung hồ sơ và chi phí không đủ điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN.
Đây là bước giúp doanh nghiệp phát hiện những bất thường trong dòng tiền và các khoản phải thu, phải trả.
Đối với tiền mặt (TK 111):
Kiểm tra số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán.
Đối chiếu phiếu thu, phiếu chi với các nghiệp vụ thực tế.
Kiểm tra tình trạng âm quỹ tại từng thời điểm.
Xác minh các khoản thu, chi chưa có chứng từ đầy đủ.
Đối với tiền gửi ngân hàng (TK 112):
Đối chiếu số dư sổ kế toán với sao kê ngân hàng.
Kiểm tra các khoản tiền chuyển đến, chuyển đi chưa được hạch toán.
Rà soát phí ngân hàng, lãi tiền gửi và các giao dịch phát sinh khác.
Đối với công nợ (TK 131, TK 331):
Đối chiếu công nợ phải thu và phải trả với từng đối tác.
Kiểm tra các khoản công nợ quá hạn, tồn đọng lâu ngày.
Xác minh những khoản đã thanh toán nhưng chưa được ghi nhận.
Thu thập biên bản đối chiếu công nợ và hồ sơ thanh toán liên quan.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú ý xử lý tình trạng âm quỹ tiền mặt, số dư công nợ bất thường hoặc chênh lệch giữa sổ kế toán và xác nhận của ngân hàng, đối tác.
Đối với doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc có hoạt động lưu kho, việc kiểm tra hàng tồn kho và giá vốn có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như nghĩa vụ thuế.
Kiểm tra hàng tồn kho:
Đối chiếu số lượng tồn kho trên sổ kế toán với thực tế.
Kiểm tra phiếu nhập kho, xuất kho và hóa đơn mua bán hàng hóa.
Rà soát tình trạng âm kho, tồn kho ảo hoặc chênh lệch số lượng.
Kiểm tra phương pháp tính giá xuất kho và cách xác định giá vốn.
Kiểm tra giá vốn hàng bán:
Đối chiếu giá vốn với doanh thu tương ứng.
Kiểm tra các khoản chi phí mua hàng, vận chuyển và chi phí liên quan.
Xác định nguyên nhân nếu tỷ lệ giá vốn biến động bất thường.
Kiểm tra tài sản cố định và công cụ dụng cụ:
Rà soát hồ sơ mua sắm, bàn giao và đưa tài sản vào sử dụng.
Kiểm tra nguyên giá, thời gian trích khấu hao và phương pháp khấu hao.
Đối chiếu bảng phân bổ công cụ dụng cụ với sổ kế toán.
Kiểm tra các tài sản đã thanh lý, nhượng bán hoặc không còn sử dụng.
Mục tiêu của bước này là đảm bảo số liệu tồn kho, giá vốn và chi phí khấu hao được ghi nhận phù hợp với thực tế và quy định hiện hành.
Tiếp theo, kế toán cần rà soát các khoản chi phí nhân sự và nghĩa vụ thuế phát sinh trong kỳ.
Đối với tiền lương và bảo hiểm:
Kiểm tra hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng.
Đối chiếu bảng chấm công, bảng tính lương và chứng từ thanh toán.
Kiểm tra quy chế tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp.
Đối chiếu số liệu bảo hiểm xã hội với hồ sơ lao động.
Rà soát các khoản thu nhập chịu thuế và thuế TNCN đã khấu trừ.
Đối với các loại thuế:
Đối chiếu thuế GTGT đầu vào, đầu ra với sổ kế toán.
Kiểm tra số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau.
Rà soát doanh thu, chi phí và các khoản điều chỉnh khi xác định thuế TNDN.
Đối chiếu thuế TNCN đã khấu trừ, đã nộp và nghĩa vụ quyết toán.
Kiểm tra các khoản thuế còn phải nộp, đã nộp hoặc nộp thừa.
Nếu phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và xem xét thực hiện khai bổ sung theo quy định, đồng thời đánh giá nghĩa vụ thuế và tiền chậm nộp (nếu có).
Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra, kế toán cần tổng hợp toàn bộ vấn đề phát hiện được để xây dựng phương án xử lý.
Công việc cụ thể bao gồm:
Lập bảng tổng hợp các sai sót về doanh thu, chi phí, công nợ, tiền mặt và hàng tồn kho.
Phân loại sai sót theo mức độ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế.
Xác định các bút toán cần điều chỉnh, bổ sung hoặc kết chuyển.
Thực hiện khai bổ sung hồ sơ thuế khi có căn cứ và thuộc trường hợp phải điều chỉnh.
Kiểm tra lại bảng cân đối số phát sinh, sổ cái và báo cáo tài chính sau điều chỉnh.
Hoàn thiện chứng từ, hợp đồng, biên bản đối chiếu và tài liệu giải trình.
Kết thúc bước này, doanh nghiệp cần có bộ hồ sơ kế toán được kiểm tra, đối chiếu và sắp xếp đầy đủ, sẵn sàng phục vụ công tác quyết toán thuế.
Trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp có thể gặp phải một số sai sót phổ biến sau:
| Nhóm kiểm tra | Sai sót thường gặp | Rủi ro có thể phát sinh |
|---|---|---|
| Tiền mặt | Âm quỹ, tồn quỹ không phù hợp thực tế | Số liệu tài chính thiếu tính nhất quán, khó giải trình |
| Hóa đơn | Thiếu hóa đơn, hóa đơn có thông tin sai lệch | Sai lệch doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế |
| Chi phí | Thiếu hợp đồng, chứng từ thanh toán hoặc hồ sơ liên quan | Khoản chi có thể không được tính vào chi phí được trừ |
| Hàng tồn kho | Âm kho, chênh lệch giữa sổ sách và thực tế | Sai lệch giá vốn và hàng tồn kho |
| Công nợ | Số dư lâu năm chưa đối chiếu | Khó xác định tính chính xác của các khoản phải thu, phải trả |
| Thuế | Số liệu tờ khai không khớp với sổ kế toán | Phải giải trình hoặc điều chỉnh hồ sơ khai thuế |
Doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc cân đối số liệu trên phần mềm kế toán mà cần kiểm tra cả chứng từ gốc và bản chất của từng nghiệp vụ. Việc điều chỉnh sổ sách phải dựa trên giao dịch thực tế, có căn cứ và tuân thủ quy định pháp luật.
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nhân sự và chuyên môn để tự kiểm tra toàn bộ hồ sơ kế toán, đặc biệt khi số lượng hóa đơn, chứng từ phát sinh lớn hoặc dữ liệu được bàn giao qua nhiều kỳ kế toán.
Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ rà soát sổ sách khi:
Sắp đến thời điểm lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế năm.
Sổ sách kế toán tồn tại nhiều sai sót nhưng chưa xác định được nguyên nhân.
Doanh nghiệp có tình trạng âm quỹ tiền mặt, âm kho hoặc công nợ bất thường.
Kế toán cũ nghỉ việc, bàn giao dữ liệu không đầy đủ.
Doanh nghiệp muốn kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trước khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.
Phát sinh nhiều hóa đơn, chứng từ cần đối chiếu hoặc giao dịch có giá trị lớn.
Việc có đơn vị chuyên môn hỗ trợ giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ hơn tình trạng hồ sơ, xác định các vấn đề cần ưu tiên xử lý và hạn chế bỏ sót những sai lệch quan trọng.
Nếu doanh nghiệp chưa tự tin về tính chính xác của hệ thống sổ sách hoặc đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, kế toán thuế Khôi Nguyên cung cấp dịch vụ rà soát sổ sách kế toán nhằm hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ theo tình hình thực tế.
Khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp được hỗ trợ:
Kiểm tra tổng thể hồ sơ kế toán: Rà soát chứng từ, hóa đơn, sổ sách và báo cáo tài chính.
Đối chiếu số liệu kế toán – thuế: Kiểm tra sự thống nhất giữa dữ liệu kế toán và các tờ khai thuế đã nộp.
Phát hiện và phân tích sai sót: Xác định các vấn đề về doanh thu, chi phí, công nợ, tiền mặt, hàng tồn kho và nghĩa vụ thuế.
Đề xuất phương án xử lý: Tư vấn điều chỉnh số liệu, bổ sung hồ sơ và thực hiện các thủ tục thuế cần thiết theo quy định.
Hoàn thiện hồ sơ kế toán: Hỗ trợ sắp xếp, chuẩn hóa dữ liệu và chuẩn bị tài liệu phục vụ giải trình khi cần.
Khôi Nguyên hướng đến việc giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng sổ sách, chủ động kiểm soát rủi ro và thực hiện nghĩa vụ kế toán – thuế đúng quy định.
Liên hệ Khôi Nguyên ngay hôm nay để được tư vấn dịch vụ rà soát sổ sách kế toán, kiểm tra hồ sơ trước quyết toán thuế và lựa chọn phương án xử lý phù hợp với tình hình doanh nghiệp.
