04/11/2026
Qua thực tế tiếp nhận và hỗ trợ xử lý sổ sách cho hơn 500 doanh nghiệp SME tại TP.HCM và Hà Nội, Khôi Nguyên nhận thấy có 5 dấu hiệu cảnh báo cho thấy đơn vị kế toán hiện tại có thể đang khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro truy thu thuế:
Chỉ kê khai tờ khai thuế, không in và bàn giao sổ sách kế toán cuối năm: Suốt 2–3 năm, đơn vị dịch vụ chỉ thực hiện nộp tờ khai thuế GTGT hàng quý nhưng không bàn giao đầy đủ Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hay Phiếu thu/chi được đóng quyển.
Không chủ động cảnh báo số thuế phải nộp: Đến sát ngày 20 hoặc ngày 30 cuối kỳ, đơn vị kế toán mới thông báo số thuế GTGT, thuế TNDN phải nộp lên tới hàng trăm triệu đồng mà không có phương án rà soát, tối ưu chi phí hợp lý ngay từ đầu quý.
Số dư giữa tờ khai thuế và báo cáo tài chính không khớp: Số thuế GTGT còn được khấu trừ (Chỉ tiêu [43]) không khớp với số dư Nợ TK 1331 trên Bảng cân đối kế toán, hoặc tình trạng quỹ tiền mặt âm diễn ra liên tục nhưng không được phát hiện và xử lý kịp thời.
Nhân viên phụ trách thay đổi liên tục: Mỗi quý, doanh nghiệp lại phải làm việc với một nhân viên kế toán mới. Điều này khiến quá trình bàn giao thiếu tính liên tục, nhân sự phụ trách không nắm rõ lịch sử hợp đồng, công nợ cũng như đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp.
Né tránh trách nhiệm khi có thư mời giải trình của cơ quan thuế: Khi Chi cục Thuế gửi thông báo rà soát hóa đơn có rủi ro hoặc yêu cầu giải trình chênh lệch doanh thu, đơn vị dịch vụ lại yêu cầu Giám đốc tự đi giải trình thay vì chủ động phối hợp kiểm tra hồ sơ, chuẩn bị chứng từ và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý vấn đề.
Lưu ý: Mình đã giữ nguyên các mốc thời gian, số liệu, chỉ tiêu [43], TK 1331 và toàn bộ 5 dấu hiệu trong nội dung gốc; chỉ điều chỉnh câu chữ và thay tên thương hiệu sang đơn vị mới.
Chủ doanh nghiệp không cần trực tiếp trao đổi hay xử lý các vấn đề nghiệp vụ phức tạp với đơn vị kế toán cũ. Ngay sau khi ký hợp đồng, đơn vị mới sẽ phối hợp với Giám đốc và đơn vị cũ để điều phối quy trình chuyển giao hồ sơ theo bảng phân công trách nhiệm dưới đây:
|
Giai đoạn chuyển giao |
Việc Giám đốc cần làm |
Việc đơn vị mới thực hiện |
|---|---|---|
|
Bước 1: Thông báo chấm dứt hợp đồng cũ (Ngày 1 – 2) |
Ký văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ kế toán cũ và văn bản ủy quyền tiếp nhận hồ sơ cho đơn vị mới. |
Soạn mẫu công văn chấm dứt hợp đồng và danh mục 30 đầu mục hồ sơ cần yêu cầu đơn vị cũ chuẩn bị bàn giao. |
|
Bước 2: Tiếp nhận tài khoản và Token (Ngày 3) |
Nhận lại thiết bị USB Token chữ ký số nếu đang được đơn vị kế toán cũ quản lý. |
Kiểm tra quyền truy cập các hệ thống
thuedientu.gdt.gov.vnhoadondientu.gdt.gov.vnBHXH điện tử; hướng dẫn thay đổi mật khẩu bảo mật và tra cứu tình trạng nợ thuế. |
|
Bước 3: Đối chiếu sổ sách và file Backup (Ngày 4 – 6) |
Không cần trực tiếp kiểm đếm từng hóa đơn, chứng từ mà phối hợp cung cấp thông tin khi được yêu cầu. |
Tiếp nhận file backup phần mềm ( |
|
Bước 4: Ký biên bản chốt số dư (Ngày 7) |
Ký xác nhận Biên bản bàn giao 3 bên sau khi đơn vị mới hoàn tất quá trình rà soát và đối chiếu. |
Lập Báo cáo rà soát sức khỏe thuế đầu kỳ, gửi riêng cho Giám đốc, chỉ rõ các tồn đọng từ kỳ kế toán cũ và đề xuất phương án khắc phục. |
Trong quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề sau:
Không để trống thời gian phụ trách kế toán: Cần xác định rõ ngày đơn vị cũ kết thúc công việc và ngày đơn vị mới bắt đầu tiếp nhận. Đặc biệt, phải kiểm tra các thời hạn kê khai thuế đang đến gần.
Không bỏ qua việc đối chiếu nghĩa vụ thuế: Cần xác định doanh nghiệp đã nộp đủ tờ khai, báo cáo và các khoản thuế phát sinh hay chưa. Những hồ sơ chưa hoàn thành cần được ghi nhận cụ thể.
Yêu cầu bàn giao cả dữ liệu mềm: File Excel, XML, dữ liệu phần mềm kế toán và bản sao lưu là những tài liệu cần thiết để tiếp tục xử lý nghiệp vụ.
Kiểm tra số dư đầu kỳ trước khi hạch toán: Không nên sử dụng ngay số liệu do đơn vị cũ cung cấp nếu chưa được đối chiếu với báo cáo tài chính, sổ kế toán và chứng từ liên quan.
Lập biên bản bàn giao rõ ràng: Những tài liệu đã nhận, chưa nhận và các sai sót tồn đọng cần được ghi nhận bằng văn bản để thuận tiện theo dõi.
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu thay đổi đơn vị kế toán nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, việc lựa chọn một đơn vị có chuyên môn hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ sẽ giúp quá trình chuyển đổi thuận lợi hơn.
Khôi Nguyên cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra và xử lý dữ liệu kế toán từ đơn vị cũ.
Các công việc hỗ trợ bao gồm:
Tiếp nhận hồ sơ kế toán: Kiểm tra danh mục chứng từ, hóa đơn, sổ sách và dữ liệu phần mềm được bàn giao.
Rà soát số liệu kế toán: Đối chiếu báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh, công nợ, tiền mặt và hàng tồn kho.
Kiểm tra hồ sơ thuế: Rà soát các tờ khai đã nộp, nghĩa vụ thuế và những kỳ còn thiếu hồ sơ.
Phát hiện sai sót tồn đọng: Tổng hợp các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung và đề xuất phương án xử lý.
Tiếp tục công việc kế toán – thuế: Theo dõi thời hạn kê khai, lập báo cáo và thực hiện các nghiệp vụ theo hợp đồng dịch vụ.
Với sự hỗ trợ của Khôi Nguyên, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát hồ sơ, hạn chế thất lạc dữ liệu và duy trì hoạt động kế toán – thuế trong quá trình thay đổi đơn vị phụ trách.
Liên hệ kế toán thuế Khôi Nguyên ngay hôm nay để được tư vấn dịch vụ kế toán thuế trọn gói, hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị cũ và rà soát sổ sách trước khi chính thức chuyển giao.
