Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ thuế bao lâu?

Các loại tài liệu, hồ sơ có trong doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, Thông tư 10/2022/TT-BNV và Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hệ thống tài liệu và hồ sơ trong doanh nghiệp được phân loại theo từng nhóm chức năng nhằm phục vụ quản lý, lưu trữ và tra cứu hiệu quả.

Mỗi loại tài liệu đều có giá trị pháp lý và mục đích sử dụng riêng, vì vậy cần được sắp xếp khoa học để thuận tiện trong quá trình vận hành.

1. Tài liệu, hồ sơ hành chính – văn phòng

Nhóm tài liệu này phục vụ hoạt động quản trị và điều hành chung của doanh nghiệp. Bao gồm các công văn đến, công văn đi, nghị định, thông tư, văn bản quy phạm pháp luật, chỉ thị và các quyết định nội bộ của ban lãnh đạo.

Bên cạnh đó là hồ sơ thành lập doanh nghiệp như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, biên bản họp và các quyết định liên quan đến tổ chức doanh nghiệp. Ngoài ra còn có tài liệu phục vụ mua sắm trang thiết bị, hàng hóa văn phòng, cũng như các báo cáo tổng kết hoạt động theo tháng, quý và năm.

2. Hồ sơ, tài liệu về nhân sự

Đây là nhóm hồ sơ liên quan trực tiếp đến người lao động và công tác quản trị nhân sự. Bao gồm các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển hoặc bầu cử các vị trí quản lý; kế hoạch và thông báo tuyển dụng; hồ sơ nhân viên như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ; hợp đồng lao động và các phụ lục kèm theo; hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; cùng các quy định về lương, thưởng, phụ cấp, quyết định tăng lương, khen thưởng hoặc kỷ luật lao động.

3. Hồ sơ, tài liệu về hoạt động sản xuất – kinh doanh

Nhóm tài liệu này phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm kế hoạch và chiến lược phát triển kinh doanh, các báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động, hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa dịch vụ, cũng như các biên bản thỏa thuận hợp tác, liên doanh hoặc liên kết.

Ngoài ra còn có các tài liệu liên quan đến phương án phân chia lợi nhuận và các hoạt động hợp tác kinh doanh khác.

4. Hồ sơ, tài liệu về tài chính – kế toán

Đây là nhóm hồ sơ quan trọng nhất, liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Bao gồm chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu thu – chi, chứng từ ngân hàng; sổ kế toán tổng hợp và chi tiết; báo cáo tài chính năm và báo cáo quản trị; hồ sơ kiểm kê, đánh giá tài sản; dự toán và quyết toán thu – chi; hồ sơ kê khai và quyết toán thuế; cùng các văn bản pháp luật, thông tư, nghị định hướng dẫn liên quan đến kế toán – thuế.

Việc phân loại và lưu trữ hồ sơ theo từng nhóm giúp doanh nghiệp quản lý khoa học hơn, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Một hệ thống lưu trữ bài bản gồm bốn nhóm chính là hành chính, nhân sự, kinh doanh và kế toán, tài chính sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và tra cứu khi cần thiết.

Quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ trong doanh nghiệp

Tùy theo giá trị pháp lý và mục đích sử dụng, mỗi loại tài liệu trong doanh nghiệp sẽ có thời hạn lưu trữ khác nhau. Có những hồ sơ chỉ cần lưu trong thời gian ngắn, nhưng cũng có những tài liệu bắt buộc phải lưu giữ lâu dài hoặc vĩnh viễn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và giải quyết các vấn đề pháp lý khi cần thiết.

1. Nhóm tài liệu, hồ sơ hành chính – văn phòng

Đây là nhóm tài liệu phục vụ hoạt động quản lý và điều hành chung của doanh nghiệp. Biên bản họp là loại tài liệu có giá trị theo dõi và đối chiếu nội dung làm việc của doanh nghiệp nên thường được lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Đối với các tài liệu nền tảng như điều lệ công ty hoặc quy chế quản lý nội bộ, đây là những văn bản mang tính pháp lý lâu dài nên cần được lưu trữ vĩnh viễn trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp.

2. Nhóm tài liệu, hồ sơ tài chính – kế toán

Đây là nhóm hồ sơ có vai trò quan trọng nhất vì liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính. Các chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Những chứng từ không sử dụng trực tiếp cho việc ghi sổ hoặc lập báo cáo tài chính thì thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm.

Đối với các tài liệu kế hoạch, báo cáo tài chính và kế toán, thời hạn lưu trữ sẽ phụ thuộc vào tính chất của từng loại. Báo cáo năm và các báo cáo mang tính dài hạn thường được lưu trữ vĩnh viễn, trong khi báo cáo 6 tháng hoặc 9 tháng được lưu tối thiểu 20 năm. Báo cáo quý và báo cáo tháng thường lưu giữ trong khoảng 5 năm.

Riêng đối với hồ sơ liên quan đến việc chuyển nhượng, bàn giao hoặc thanh lý tài sản cố định, thời gian lưu trữ cũng được phân loại rõ ràng. Với tài sản là nhà đất thì cần lưu trữ vĩnh viễn, còn các loại tài sản khác thường lưu tối thiểu 20 năm.

3. Nhóm tài liệu, hồ sơ về nhân sự

Các tài liệu liên quan đến quản lý lao động như quyết định bổ nhiệm, tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội, cùng các quy định về lương, thưởng, phụ cấp hay khen thưởng thường được lưu trữ tối thiểu 5 năm.

4. Nhóm tài liệu về hoạt động sản xuất – kinh doanh

Nhóm tài liệu này phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kế hoạch và chiến lược phát triển, báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động, các hợp đồng kinh tế – thương mại – mua bán hàng hóa, cũng như các biên bản thỏa thuận hợp tác, liên doanh hoặc phân chia lợi nhuận. Thời gian lưu trữ thông thường của nhóm này là tối thiểu 5 năm.

Việc lưu trữ hồ sơ đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo an toàn trong quá trình thanh tra, kiểm tra và giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, phân nhóm rõ ràng để dễ quản lý và tra cứu khi cần thiết.

Quy định xử phạt vi phạm về lưu trữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp

Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật. Trường hợp vi phạm có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt khá cao, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Dưới đây là các quy định xử phạt phổ biến hiện nay.

1. Vi phạm không lưu giữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại trụ sở chính hoặc không lưu tại địa điểm đã đăng ký trong điều lệ công ty, sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Mức phạt có thể từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi không đảm bảo việc lưu giữ hồ sơ theo quy định.

2. Vi phạm quy định lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán

Đối với lĩnh vực kế toán, việc bảo quản và lưu trữ chứng từ được quy định chặt chẽ tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Các hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo từng mức độ như sau:

Những hành vi như chậm đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định, hoặc không sắp xếp tài liệu kế toán theo đúng trình tự thời gian và kỳ kế toán năm có thể bị xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp vi phạm nghiêm trọng hơn, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu lưu trữ không đầy đủ, không đúng quy định, để xảy ra hư hỏng hoặc mất chứng từ trong thời gian lưu trữ, sử dụng tài liệu kế toán sai mục đích hoặc không thực hiện kiểm kê, phân loại và phục hồi tài liệu khi bị mất hoặc hư hỏng.

Mức phạt cao hơn, từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, áp dụng đối với các hành vi như hủy tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc không thực hiện đúng quy trình tiêu hủy tài liệu. Cụ thể bao gồm việc không thành lập hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy hoặc không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ ở đâu?

Doanh nghiệp có thể tổ chức lưu trữ hồ sơ tại trụ sở chính hoặc tại các địa điểm kinh doanh, chi nhánh đã đăng ký trong quá trình hoạt động. Việc lựa chọn nơi lưu trữ cần đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lý, tra cứu và đáp ứng yêu cầu cung cấp hồ sơ khi cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra.

2. Doanh nghiệp có được tự lựa chọn thời gian lưu trữ hồ sơ không?

Doanh nghiệp không được tự quyết định thời gian lưu trữ hồ sơ. Thời hạn lưu trữ được quy định cụ thể theo từng loại tài liệu và giá trị pháp lý của chúng. Tùy từng nhóm hồ sơ, thời gian lưu trữ có thể là 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về kế toán, thuế và doanh nghiệp.

Việc không tuân thủ đúng thời hạn lưu trữ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, đặc biệt trong trường hợp thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp liên quan đến doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin tổng hợp về quy định lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ và tài liệu trong doanh nghiệp do kế toán thuế Khôi Nguyên chia sẻ. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ hơn về thời hạn lưu trữ cũng như các quy định liên quan để áp dụng đúng trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kế toán – thuế hoặc cần hỗ trợ tư vấn giải pháp kế toán trọn gói, hãy liên hệ Khôi Nguyên để được đội ngũ chuyên môn hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật hiện hành.