Các khoản vay cá nhân đưa vào công ty có bị tính thuế không?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu bổ sung vốn để nhập hàng, thanh toán chi phí, đầu tư máy móc hoặc duy trì hoạt động kinh doanh. Khi chưa thuận tiện vay ngân hàng, nhiều doanh nghiệp lựa chọn vay tiền từ cá nhân, chẳng hạn như chủ doanh nghiệp, thành viên góp vốn, người quản lý hoặc cá nhân bên ngoài công ty.

Vậy cá nhân cho công ty vay tiền có bị tính thuế không? Khoản tiền vay đưa vào công ty có phải kê khai thuế? Tiền lãi trả cho cá nhân có chịu thuế TNCN không? Đây là những vấn đề doanh nghiệp cần phân biệt rõ để tránh nhầm lẫn giữa tiền vay và thu nhập chịu thuế.

Cá nhân cho công ty vay tiền có bị tính thuế không?

Về bản chất, khoản tiền cá nhân cho doanh nghiệp vay không phải là thu nhập của doanh nghiệp. Đây là khoản tiền doanh nghiệp nhận được theo hợp đồng vay và có nghĩa vụ hoàn trả cho bên cho vay.

Do đó, nếu cá nhân chuyển tiền cho công ty theo đúng bản chất là khoản vay, số tiền gốc doanh nghiệp nhận được không phải là doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ hay khoản thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch vay, đặc biệt trong trường hợp khoản tiền có giá trị lớn hoặc phát sinh giữa doanh nghiệp với chủ sở hữu, thành viên góp vốn, người quản lý.

Thông thường, hồ sơ nên có:

• Hợp đồng vay tiền giữa cá nhân và doanh nghiệp.
• Chứng từ chứng minh việc giải ngân khoản vay.
• Chứng từ thanh toán tiền gốc và tiền lãi.
• Thỏa thuận về thời hạn vay, lãi suất và phương thức trả nợ.
• Chứng từ khấu trừ, kê khai và nộp thuế đối với tiền lãi cho cá nhân nếu phát sinh nghĩa vụ thuế.

Khoản vay cá nhân có chịu thuế GTGT không?

Cần phân biệt tiền gốc khoản vay với tiền lãi cho vay. Khoản tiền gốc mà cá nhân chuyển cho doanh nghiệp theo hợp đồng vay chỉ là khoản tiền doanh nghiệp nhận để sử dụng và sau đó hoàn trả. Vì vậy, khoản tiền gốc này không phải doanh thu chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.

Đối với hoạt động cho vay, tiền lãi nhận được cũng không phải là khoản doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo cách thông thường. Doanh nghiệp không được xem khoản tiền vay nhận từ cá nhân như một khoản doanh thu để tính thuế GTGT.

Vì vậy, khi cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền, cần tập trung xác định nghĩa vụ thuế phát sinh từ phần lãi vay, thay vì tính thuế trên toàn bộ khoản tiền gốc.

Tiền lãi cá nhân nhận từ công ty có phải chịu thuế TNCN không?

Có. Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, tiền lãi cho vay thuộc nhóm thu nhập từ đầu tư vốn. Thu nhập từ đầu tư vốn của cá nhân cư trú được áp dụng thuế suất 5%.

Như vậy, nếu cá nhân cho công ty vay tiền có tính lãi, thì phần tiền lãi mà cá nhân thực nhận là khoản thu nhập chịu thuế TNCN.

Ví dụ: Cá nhân A cho Công ty Khôi Nguyên vay 500 triệu đồng, thời hạn 12 tháng, lãi suất 8%/năm.

• Tiền lãi theo hợp đồng là: 500 triệu đồng × 8% = 40 triệu đồng/năm.

• Nếu khoản lãi này thuộc diện chịu thuế TNCN, số thuế TNCN tính theo thuế suất 5% sẽ là: 40 triệu đồng × 5% = 2 triệu đồng.

Lưu ý, không tính thuế TNCN trên 500 triệu đồng tiền gốc. Nghĩa vụ thuế được xác định đối với phần lãi cho vay thuộc diện chịu thuế.

Công ty có phải khấu trừ thuế TNCN khi trả lãi?

Khi doanh nghiệp trả khoản thu nhập chịu thuế cho cá nhân, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo quy định hiện hành. Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ lập phiếu chi và trả toàn bộ tiền lãi cho cá nhân mà bỏ qua nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ thanh toán nên thể hiện rõ: Tiền lãi theo hợp đồng → thuế TNCN phải khấu trừ → số tiền thực tế cá nhân nhận.

Việc thực hiện đúng ngay từ thời điểm phát sinh khoản lãi sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi kiểm tra hồ sơ thuế.

Cá nhân cho công ty vay có phải xuất hóa đơn không?

Thông thường, trường hợp cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền riêng lẻ không được hiểu là cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp để xuất hóa đơn GTGT cho khoản tiền gốc.

Doanh nghiệp cần tập trung hoàn thiện hợp đồng vay và chứng từ thanh toán để chứng minh bản chất của giao dịch. Đặc biệt, doanh nghiệp không nên sử dụng hóa đơn đầu vào để thay thế cho hồ sơ vay tiền.

Hồ sơ kế toán cần phản ánh đúng bản chất: Cá nhân cho doanh nghiệp vay → doanh nghiệp ghi nhận khoản vay phải trả → doanh nghiệp trả gốc và lãi theo hợp đồng.

Lãi vay cá nhân có được tính vào chi phí của doanh nghiệp không?

Có thể được tính vào chi phí được trừ, nhưng không phải cứ phát sinh lãi vay là doanh nghiệp đương nhiên được đưa toàn bộ vào chi phí tính thuế. Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp và chứng minh khoản vay thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Đặc biệt cần kiểm tra các vấn đề như:

• Khoản vay có thực tế phát sinh hay không.
• Khoản vay có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hay không.
• Hợp đồng vay có đầy đủ thông tin và điều khoản cần thiết hay không.
• Lãi suất có phù hợp với quy định pháp luật hay không.
• Doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ nhận tiền, trả tiền và trả lãi hay không.
• Doanh nghiệp có thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với khoản lãi trả cho cá nhân hay không.
• Trường hợp khoản vay thuộc giao dịch liên kết thì có phát sinh quy định riêng về chi phí lãi vay hay không.

Vì vậy, trước khi hạch toán khoản lãi vay vào chi phí được trừ, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ hồ sơ thay vì chỉ căn cứ vào hợp đồng vay.

Vay tiền của chủ doanh nghiệp hoặc người góp vốn có gì cần lưu ý?

Trường hợp cá nhân cho doanh nghiệp vay là chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông hoặc người có quan hệ liên kết thì doanh nghiệp cần cẩn trọng hơn.

Ngoài việc chứng minh khoản vay là giao dịch thực tế, doanh nghiệp có thể phải xem xét các quy định liên quan đến giao dịch liên kết nếu giao dịch đáp ứng điều kiện theo pháp luật thuế.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ: Vay tiền ≠ góp vốn.

Nếu cá nhân thực tế đưa tiền vào doanh nghiệp với mục đích góp vốn nhưng lại lập hồ sơ dưới dạng khoản vay, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi cơ quan quản lý thuế kiểm tra bản chất giao dịch. Do đó, hồ sơ phải phản ánh đúng bản chất của dòng tiền ngay từ đầu.

Có nên vay tiền cá nhân không tính lãi?

Doanh nghiệp có thể thỏa thuận khoản vay không tính lãi nếu phù hợp với giao dịch thực tế. Trong trường hợp không phát sinh tiền lãi, sẽ không có khoản lãi cho vay để xác định thu nhập từ đầu tư vốn của cá nhân.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa doanh nghiệp có thể bỏ qua hồ sơ. Ngay cả khoản vay không tính lãi, doanh nghiệp vẫn nên có:

• Hợp đồng vay.
• Chứng từ chuyển tiền.
• Thời hạn vay.
• Thỏa thuận về việc có hoặc không tính lãi.
• Chứng từ hoàn trả khoản vay.

Hồ sơ càng rõ ràng thì càng dễ chứng minh đây là khoản vay thực tế, không phải doanh thu hoặc khoản thu nhập khác của doanh nghiệp.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi vay tiền cá nhân

Khi vay tiền từ cá nhân, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng các nghĩa vụ liên quan. Một số sai sót thường gặp gồm:

• Không lập hợp đồng vay: Chỉ có chứng từ chuyển tiền nhưng không có hợp đồng vay có thể khiến doanh nghiệp khó chứng minh bản chất của khoản tiền. Hợp đồng nên thể hiện rõ số tiền vay, thời hạn, lãi suất, phương thức trả nợ và các điều khoản liên quan.

• Không có chứng từ chứng minh dòng tiền: Doanh nghiệp cần lưu giữ sao kê, chứng từ chuyển tiền và các tài liệu liên quan để chứng minh cá nhân thực tế đã cho công ty vay. Nội dung giao dịch nên thống nhất với hợp đồng vay.

• Trả lãi nhưng không xử lý thuế TNCN: Tiền lãi cá nhân nhận được từ việc cho doanh nghiệp vay thuộc thu nhập từ đầu tư vốn và chịu thuế TNCN theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp cần xác định và thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, kê khai, nộp thuế nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.

• Đưa lãi vay vào chi phí mà không kiểm tra điều kiện: Không phải mọi khoản lãi vay đều mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ. Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ vay, mục đích sử dụng vốn, mức lãi suất, chứng từ thanh toán và các quy định thuế liên quan.

• Nhầm giữa vay tiền và góp vốn: Đặc biệt với khoản tiền do chủ doanh nghiệp hoặc thành viên góp vốn chuyển vào công ty, cần xác định rõ đó là khoản vay hay vốn góp. Hồ sơ và cách hạch toán phải phản ánh đúng bản chất giao dịch.

• Không rà soát giao dịch liên kết: Nếu người cho vay có quan hệ sở hữu, kiểm soát hoặc quan hệ liên kết với doanh nghiệp, cần kiểm tra xem khoản vay có thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định về giao dịch liên kết hay không, bởi điều này có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và chi phí lãi vay được trừ.

Doanh nghiệp nên hoàn thiện hồ sơ vay ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch, thay vì chờ đến khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế mới bổ sung chứng từ. Điều này giúp chứng minh rõ nguồn tiền, mục đích sử dụng vốn và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi vay tiền cá nhân?

Để hạn chế rủi ro về thuế và kế toán, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ tương ứng với từng giao dịch. Một bộ hồ sơ cơ bản có thể gồm:

• Hợp đồng vay tiền giữa cá nhân và doanh nghiệp.
• Chứng từ chuyển tiền từ cá nhân vào tài khoản doanh nghiệp.
• Chứng từ kế toán ghi nhận khoản vay.
• Bảng tính tiền lãi theo từng kỳ nếu khoản vay có lãi.
• Chứng từ trả lãi và trả nợ gốc.
• Hồ sơ khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN đối với tiền lãi thuộc diện chịu thuế.
• Các hồ sơ liên quan khác nếu khoản vay phát sinh giữa các bên có quan hệ liên kết.

Các khoản tiền cá nhân cho công ty vay về bản chất không phải là khoản thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhận tiền vay và có nghĩa vụ hoàn trả khoản tiền gốc theo thỏa thuận.

Tuy nhiên, nếu khoản vay có phát sinh tiền lãi, phần lãi mà cá nhân nhận được là thu nhập từ đầu tư vốn và thuộc diện chịu thuế TNCN. Theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 đang có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, thu nhập từ đầu tư vốn của cá nhân cư trú áp dụng thuế suất 5%.

Đối với doanh nghiệp, khoản lãi vay cũng cần được kiểm tra đầy đủ điều kiện trước khi đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Do đó, việc lập hợp đồng vay, chứng minh dòng tiền, theo dõi khoản vay và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế đối với tiền lãi là rất quan trọng.

Nếu doanh nghiệp chưa rõ cách lập hồ sơ vay tiền cá nhân, cách hạch toán hoặc nghĩa vụ thuế phát sinh, nên rà soát hồ sơ với đơn vị kế toán, thuế có chuyên môn trước khi thực hiện.

Khôi Nguyên – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong các thủ tục pháp lý và thuế

Việc cá nhân cho công ty vay tiền tưởng đơn giản nhưng nếu hồ sơ, chứng từ và nghĩa vụ thuế không được thực hiện đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình hạch toán và giải trình với cơ quan quản lý.

Khôi Nguyên cung cấp các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thành lập doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh, tư vấn hồ sơ pháp lý, kế toán và các vấn đề liên quan đến thuế. Với quy trình làm việc rõ ràng và đội ngũ có kinh nghiệm, Khôi Nguyên hướng đến việc giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ đúng quy định, hạn chế những sai sót không đáng có trong quá trình hoạt động.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu vay vốn từ cá nhân, hoàn thiện hồ sơ vay, xử lý chứng từ hoặc cần tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế, hãy liên hệ Khôi Nguyên để được hỗ trợ và tư vấn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.