10/07/2026
Trước khi chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, doanh nghiệp cần xác định rõ các sắc thuế phải thực hiện theo quy định. Dưới đây là ba loại thuế quan trọng mà hầu hết doanh nghiệp phải quyết toán hằng năm.
Quyết toán thuế TNCN là thủ tục xác định chính xác số thuế thu nhập cá nhân phải nộp hoặc được hoàn sau một năm, căn cứ trên tổng thu nhập chịu thuế thực tế của người nộp thuế.
Đối tượng thực hiện: Doanh nghiệp chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho người lao động đối với phần thu nhập tại đơn vị; trường hợp cá nhân có nhiều nguồn thu nhập thì phải trực tiếp thực hiện quyết toán theo quy định.
Thời hạn: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 31/03). Đối với cá nhân tự quyết toán, thời hạn là ngày 30/04.
Quyết toán thuế TNDN là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp xác định kết quả hoạt động kinh doanh và hoàn thành nghĩa vụ thuế với Nhà nước sau mỗi năm tài chính.
Thông qua quyết toán, doanh nghiệp sẽ xác định doanh thu, chi phí được trừ, chi phí không được trừ và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp thêm hoặc được khấu trừ theo quy định.
Thời hạn: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính (thường là ngày 31/03).
Thuế GTGT được kê khai và nộp theo tháng hoặc theo quý. Mặc dù không có thủ tục quyết toán thuế GTGT riêng vào cuối năm, doanh nghiệp vẫn cần tổng hợp và rà soát toàn bộ các tờ khai đã nộp để đảm bảo số liệu thống nhất với sổ sách kế toán.
Trường hợp phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên thực hiện kê khai bổ sung kịp thời trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra hoặc kiểm tra.
Để quá trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ ngay từ đầu thay vì đợi đến sát thời hạn mới thực hiện. Việc rà soát và sắp xếp hồ sơ khoa học không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra.
Một số hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
Tờ khai thuế GTGT đã nộp theo tháng hoặc quý, kèm hóa đơn đầu vào và đầu ra.
Chứng từ nộp thuế, báo cáo tài chính, sổ cái và sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả.
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN, gồm tờ khai, bảng lương, giấy ủy quyền quyết toán, chứng từ thanh toán tiền lương và các tài liệu liên quan.
Hồ sơ quyết toán thuế TNDN, gồm tờ khai quyết toán, báo cáo tài chính, các phụ lục và chứng từ nộp thuế.
Bảng trích khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ công cụ dụng cụ và biên bản đối chiếu công nợ cuối năm.
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động và các văn bản làm việc với cơ quan thuế.
Tùy từng sắc thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các hồ sơ sau:
| Loại thuế | Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị |
| Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) | - Tờ khai thuế TNCN theo tháng/quý và tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/KK theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) cùng các phụ lục. - Giấy ủy quyền quyết toán thuế của người lao động. - Cam kết 08/CK-TNCN (nếu thuộc trường hợp không khấu trừ 10%). - Hợp đồng lao động, quyết định tiền lương, mã số thuế cá nhân. - Bảng lương, bảng chấm công, chứng từ thanh toán lương hoặc sao kê chuyển khoản. - Hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có). |
| Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) | - Báo cáo tài chính năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC. - Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) và các phụ lục như chuyển lỗ, ưu đãi thuế, trích lập quỹ... - Chứng từ nộp thuế TNDN tạm tính theo quý và các khoản thuế TNDN khác (nếu có). - Sổ cái các tài khoản kế toán; nhật ký chung, nhật ký mua bán hàng hóa, nhật ký thu chi. - Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả và biên bản đối chiếu công nợ cuối năm. - Bảng tính khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ công cụ dụng cụ. |
| Thuế giá trị gia tăng (GTGT) | - Tờ khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý. - Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. - Hóa đơn GTGT đầu vào kèm hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý (nếu có). - Hóa đơn GTGT đầu ra kèm hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản bàn giao hoặc thanh lý. - Trường hợp mất hóa đơn bản gốc cần chuẩn bị bản sao công chứng và công văn giải trình gửi cơ quan thuế. - Hồ sơ hoàn thuế (nếu phát sinh). - Các công văn, văn bản trao đổi với cơ quan thuế liên quan đến thuế GTGT. |
Quy trình quyết toán thuế thường gồm 3 bước cơ bản sau:
Doanh nghiệp cần rà soát và sắp xếp đầy đủ hồ sơ, chứng từ phục vụ cho việc quyết toán thuế, bao gồm:
Chứng từ gốc: Hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng, biên bản thanh lý... được sắp xếp theo từng tháng hoặc quý.
Các báo cáo thuế đã nộp: Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và báo cáo tài chính.
Sổ sách kế toán: Nhật ký chung, nhật ký mua - bán hàng, sổ chi tiết công nợ, bảng khấu hao tài sản, bảng nhập - xuất - tồn, sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng.
Hợp đồng và hồ sơ nhân sự: Hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định nhân sự và các chứng từ liên quan.
Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và giấy phép đầu tư (nếu có).
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Quy trình thực hiện gồm:
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra và phản hồi kết quả.
Để quá trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hồ sơ và chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước khi nộp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
Sắp xếp chứng từ khoa học: Phân loại và lưu trữ chứng từ theo từng nghiệp vụ để thuận tiện cho việc đối chiếu. Chẳng hạn, hóa đơn đầu ra nên được lưu cùng phiếu thu hoặc giấy báo có, hợp đồng và biên bản thanh lý; hóa đơn đầu vào nên đi kèm phiếu chi hoặc giấy báo nợ và phiếu nhập kho.
Đối chiếu giao dịch ngân hàng: Kiểm tra toàn bộ giao dịch trên sao kê ngân hàng để đảm bảo đã được hạch toán đầy đủ, chính xác vào sổ sách kế toán.
Kiểm tra hồ sơ hợp đồng: Đối với các giao dịch có giá trị lớn, cần chuẩn bị đầy đủ hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý và các chứng từ liên quan. Nội dung hợp đồng cũng cần thống nhất với thực tế thanh toán.
Rà soát hồ sơ tiền lương: Chi phí tiền lương là một trong những nội dung được cơ quan thuế kiểm tra kỹ. Doanh nghiệp cần đảm bảo hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương và chứng từ thanh toán có sự thống nhất về thông tin và số liệu.
Đối chiếu công nợ cuối năm: Thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời lưu giữ biên bản đối chiếu để làm căn cứ xác nhận số liệu trên báo cáo tài chính.
Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Kiểm tra và lưu trữ đầy đủ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư (nếu có) cùng các văn bản trao đổi với cơ quan thuế để phục vụ công tác giải trình khi cần thiết.
Quyết toán thuế đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kê khai chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc phải giải trình, điều chỉnh hồ sơ hoặc phát sinh các khoản xử phạt không mong muốn.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và tư vấn thuế, Khôi Nguyên cung cấp dịch vụ quyết toán thuế trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát chứng từ, hoàn thiện hồ sơ, lập báo cáo và làm việc với cơ quan thuế khi cần. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp, giúp quá trình quyết toán diễn ra nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
