09/10/2026
Trước ngày 01/07/2026, việc kê khai hóa đơn thay thế được thực hiện theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Theo đó, khi phát sinh hóa đơn thay thế, bên mua và bên bán thực hiện kê khai theo kỳ tính thuế có hóa đơn bị thay thế. Trường hợp cần điều chỉnh số liệu đã kê khai, người nộp thuế thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ liên quan.
Nếu việc điều chỉnh làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau, người nộp thuế đồng thời điều chỉnh số liệu tương ứng tại chỉ tiêu 37 hoặc 38 trên tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại.
Từ ngày 01/07/2026, việc kê khai hóa đơn thay thế được thực hiện theo các quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Theo quy định áp dụng từ thời điểm này, cách kê khai hóa đơn thay thế có sự khác biệt giữa bên mua và bên bán:
Đối với bên mua: Trường hợp việc điều chỉnh chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau, bên mua không phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ trước như cách thực hiện trước đây, mà trực tiếp điều chỉnh vào chỉ tiêu 37 hoặc 38 trên tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn thay thế.
Đối với bên bán: Tiếp tục kê khai điều chỉnh theo kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn bị thay thế theo quy định áp dụng.
Như vậy, để xác định chính xác kỳ kê khai hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần căn cứ vào thời điểm phát sinh hóa đơn, vai trò của mình là bên mua hay bên bán và nội dung điều chỉnh thuế GTGT.
Ở các phần tiếp theo, Khôi Nguyên sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai hóa đơn thay thế theo từng trường hợp, bao gồm cách thực hiện đối với kỳ khai thuế GTGT theo quý, giúp doanh nghiệp xác định đúng kỳ kê khai và xử lý hồ sơ thuế phù hợp.
Trường hợp hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế phát sinh trong cùng một kỳ kê khai thuế, bên bán chỉ kê khai hóa đơn thay thế có thông tin chính xác, không kê khai hóa đơn bị thay thế.
Ví dụ 1:
Ngày 10/07/2026, Công ty A xuất hóa đơn số 1000 cho Công ty ABC về phí dịch vụ tư vấn với giá trị dịch vụ là 10.000.000 đồng, thuế GTGT là 800.000 đồng.
Sau đó, Công ty A phát hiện hóa đơn số 1000 ghi sai phí dịch vụ nên đã lập hóa đơn thay thế số 1001 vào ngày 11/07/2026. Hóa đơn thay thế ghi nhận giá trị dịch vụ chính xác là 11.000.000 đồng, thuế GTGT là 880.000 đồng.
Do cả hai hóa đơn đều phát sinh trong quý III/2026, thuộc cùng một kỳ kê khai thuế, Công ty A chỉ kê khai hóa đơn thay thế số 1001 khi lập tờ khai thuế GTGT quý III/2026 và không kê khai hóa đơn số 1000 đã bị thay thế.
Trường hợp hóa đơn thay thế được lập ở kỳ kê khai thuế khác với kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế, việc kê khai được thực hiện căn cứ vào tình trạng kê khai của kỳ gốc. Cụ thể, cần xác định doanh nghiệp đã nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế hay chưa để thực hiện kê khai phù hợp.
Ví dụ 2:
Ngày 25/06/2026, Công ty A xuất hóa đơn số 1000 cho Công ty ABC về phí dịch vụ tư vấn với giá trị dịch vụ là 10.000.000 đồng, thuế GTGT là 800.000 đồng.
Sau đó, Công ty A phát hiện hóa đơn số 1000 ghi sai phí dịch vụ nên đã lập hóa đơn thay thế số 1001 vào ngày 11/07/2026. Hóa đơn thay thế ghi nhận giá trị dịch vụ chính xác là 11.000.000 đồng, thuế GTGT là 880.000 đồng.
Đối với trường hợp này, Công ty A thực hiện kê khai hóa đơn thay thế theo các tình huống sau:
➤ Trường hợp 1: Doanh nghiệp chưa kê khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế
Nếu Công ty B chưa nộp tờ khai thuế GTGT quý II/2026, doanh nghiệp thực hiện kê khai theo giá trị chính xác trên hóa đơn thay thế số 1001 vào kỳ kê khai thuế GTGT quý II/2026. Hóa đơn số 1000 đã bị thay thế không được kê khai riêng.
Cách thực hiện tương tự trường hợp hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế phát sinh trong cùng kỳ kê khai, tức là chỉ kê khai hóa đơn có thông tin chính xác.
➤ Trường hợp 2: Doanh nghiệp đã kê khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế
Nếu Công ty C đã nộp tờ khai thuế GTGT quý II/2026, doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ này theo quy định, điều chỉnh số liệu về giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế GTGT theo thông tin chính xác trên hóa đơn thay thế.
Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan, bao gồm hóa đơn bị thay thế, hóa đơn thay thế và biên bản hoặc văn bản thỏa thuận giữa các bên (nếu có), làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế khi được yêu cầu.
Trong trường hợp hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế được lập trong cùng một kỳ kê khai thuế, bên mua chỉ kê khai hóa đơn thay thế có thông tin chính xác, không kê khai hóa đơn bị thay thế có sai sót.
Ví dụ 3:
Ngày 01/07/2026, Công ty A mua đồ dùng văn phòng và nhận hóa đơn số 2000, có giá trị hàng hóa là 3.000.000 đồng, thuế GTGT là 240.000 đồng.
Sau đó, hai bên phát hiện hóa đơn có sai sót về đơn giá, thành tiền và tiền thuế. Ngày 02/07/2026, nhà cung cấp lập hóa đơn thay thế số 2001 cho hóa đơn số 2000, với giá trị hàng hóa chính xác là 3.500.000 đồng và thuế GTGT là 280.000 đồng.
Do cả hai hóa đơn đều được lập trong quý III/2026, thuộc cùng một kỳ kê khai thuế, Công ty A chỉ kê khai hóa đơn thay thế số 2001 khi kê khai thuế GTGT quý III/2026, không kê khai hóa đơn số 2000.
Trường hợp hóa đơn thay thế được lập ở kỳ kê khai thuế khác với kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế, cách kê khai của bên mua phụ thuộc vào việc hóa đơn bị thay thế đã được kê khai hay chưa và tác động của sai sót đến nghĩa vụ thuế.
Cụ thể, doanh nghiệp cần xác định việc điều chỉnh hóa đơn làm tăng hay giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT được hoàn hoặc số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau để thực hiện kê khai phù hợp.
Ví dụ 4:
Ngày 25/06/2026, Công ty A mua văn phòng phẩm và nhận hóa đơn số 2000, có giá trị hàng hóa là 3.000.000 đồng, thuế GTGT là 240.000 đồng.
Sau đó, hai bên phát hiện hóa đơn có sai sót về đơn giá, thành tiền và tiền thuế. Ngày 25/07/2026, nhà cung cấp lập hóa đơn thay thế số 2001 cho hóa đơn số 2000, với giá trị hàng hóa chính xác là 3.500.000 đồng và thuế GTGT là 280.000 đồng.
Công ty A thực hiện kê khai hóa đơn thay thế theo từng trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Công ty chưa kê khai thuế GTGT quý II/2026
Nếu Công ty A chưa nộp tờ khai thuế GTGT quý II/2026, doanh nghiệp kê khai hóa đơn thay thế số 2001 vào kỳ kê khai thuế GTGT quý II/2026, đồng thời không kê khai hóa đơn bị thay thế số 2000.
.png)
Cách xử lý này tương tự trường hợp hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế được lập trong cùng một kỳ kê khai thuế nêu tại Ví dụ 3.
Trường hợp 2: Công ty đã kê khai thuế GTGT quý II/2026
Nếu Công ty A đã kê khai hóa đơn số 2000 trong tờ khai thuế GTGT quý II/2026, cách xử lý phụ thuộc vào tác động của phần chênh lệch giữa hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế.
Trường hợp chênh lệch làm tăng số thuế GTGT phải nộp hoặc giảm số thuế GTGT được hoàn: Doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế GTGT quý II/2026, trong đó điều chỉnh phần chênh lệch giữa hóa đơn bị thay thế số 2000 và hóa đơn thay thế số 2001.
Trường hợp chênh lệch làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau, hoặc làm giảm số thuế GTGT phải nộp: Theo hướng dẫn áp dụng cho trường hợp này, doanh nghiệp không phải lập tờ khai bổ sung quý II/2026 mà kê khai phần chênh lệch vào chỉ tiêu 37 hoặc chỉ tiêu 38 trên tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn thay thế, tức quý III/2026.
Trước ngày 01/07/2026:
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi phát sinh hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai theo quy định đối với kỳ thuế có hóa đơn sai sót và kỳ thuế hiện tại. Cụ thể:
Thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn có sai sót.
Điều chỉnh tăng hoặc giảm chỉ tiêu 37 hoặc 38 trên tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại nếu phát sinh thay đổi số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau.
Sau ngày 01/07/2026:
Theo nội dung quy định được đề cập tại Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn thay thế chỉ làm thay đổi số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau, doanh nghiệp thực hiện như sau:
Không phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ gốc có hóa đơn sai sót.
Kê khai trực tiếp phần chênh lệch tăng hoặc giảm vào chỉ tiêu 37 hoặc 38 trên tờ khai thuế GTGT của kỳ phát hiện sai sót.
Như vậy, điểm khác biệt đáng chú ý là việc xử lý hóa đơn thay thế trong trường hợp nêu trên có thể giảm bớt thủ tục khai bổ sung hồ sơ thuế của kỳ trước. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định đúng tính chất sai sót và đối chiếu quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh để thực hiện kê khai chính xác.
Thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế là vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi phát hiện sai sót trong quá trình kê khai thuế.
Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định là 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, trong những trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định.
Theo thông tin về Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 được đề cập trong nội dung này, từ ngày 01/07/2026, thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế được rút ngắn xuống còn 5 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hóa đơn, chứng từ và hồ sơ khai thuế định kỳ để phát hiện, xử lý sai sót kịp thời, hạn chế những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
Việc kê khai hóa đơn thay thế, điều chỉnh hồ sơ thuế và cập nhật các quy định pháp luật mới đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy trình cũng như thực hiện đúng thời hạn. Nếu không có bộ phận kế toán chuyên trách, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát chứng từ, xử lý sai sót và đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế.
Khôi Nguyên cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc kế toán, kê khai thuế định kỳ, lập báo cáo tài chính, rà soát sổ sách và tư vấn xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.
Với sự đồng hành của Khôi Nguyên, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong công tác quản lý tài chính, hạn chế rủi ro về thuế và tập trung nguồn lực phát triển hoạt động kinh doanh.
Liên hệ Khôi Nguyên để được tư vấn giải pháp kế toán thuế phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
