11/06/2026
BHXH và kinh phí công đoàn là hai khoản nghĩa vụ tài chính bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện đối với người lao động theo quy định của pháp luật. Đây không chỉ là trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Trong những năm gần đây, cơ quan BHXH, cơ quan thuế và tổ chức công đoàn đang từng bước đẩy mạnh chuyển đổi số, tăng cường kết nối và chia sẻ dữ liệu quản lý.
Nhờ đó, việc đối chiếu thông tin về lao động, tiền lương, số lượng người tham gia BHXH và nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn được thực hiện chặt chẽ hơn trước. Những trường hợp doanh nghiệp chậm đóng, đóng thiếu hoặc chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo quy định có thể được phát hiện nhanh chóng thông qua hệ thống dữ liệu liên thông giữa các cơ quan chức năng.
Đặc biệt, Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/05/2026 đã bổ sung nhiều quy định chi tiết liên quan đến thời hạn đóng kinh phí công đoàn, các trường hợp chậm đóng, không đóng, cũng như cơ chế miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng đối với doanh nghiệp gặp khó khăn. Những quy định này giúp doanh nghiệp có cơ sở thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính, đồng thời hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình quản lý lao động và tiền lương.
Một trong những vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn là cho rằng chỉ khi thành lập công đoàn cơ sở mới phải đóng kinh phí công đoàn. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, đây là quan điểm chưa chính xác.
Doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc vẫn phải đóng kinh phí công đoàn với mức 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, bất kể đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.
Nói cách khác:
Khoản kinh phí này được sử dụng để phục vụ các hoạt động công đoàn, chăm lo và bảo vệ quyền lợi người lao động theo quy định của pháp luật.
Hiện nay, kinh phí công đoàn được xác định bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của người lao động. Quy định này áp dụng đối với doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.
Ví dụ: Nếu tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của doanh nghiệp trong tháng là 200 triệu đồng thì số kinh phí công đoàn phải đóng sẽ là:
200.000.000 đồng × 2% = 4.000.000 đồng/tháng
Ngoài khoản kinh phí công đoàn do doanh nghiệp đóng, đối với doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở và người lao động là đoàn viên công đoàn thì người lao động còn thực hiện đóng đoàn phí công đoàn bằng 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, theo quy định hiện hành.
Đối với các doanh nghiệp gặp khó khăn và đủ điều kiện theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, mức đóng kinh phí công đoàn có thể được xem xét giảm tối đa 20% mức đóng thông thường, tương đương từ 2% xuống còn 1,6% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trong thời gian được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
Do mức đóng kinh phí công đoàn được tính trực tiếp trên quỹ tiền lương tham gia BHXH, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát hồ sơ lao động, mức lương đóng BHXH và các biến động nhân sự để đảm bảo việc kê khai, trích nộp được thực hiện chính xác và đúng quy định.
Theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/05/2026, đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn bao gồm các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật.
Cụ thể, các đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn gồm:
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn không phụ thuộc vào việc đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa. Chỉ cần có người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đóng kinh phí công đoàn theo quy định.
Hiện nay, mức đóng kinh phí công đoàn là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của người lao động. Khoản kinh phí này được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định của pháp luật.
Nghị định 105/2026/NĐ-CP đã quy định rõ hơn về thời hạn và phương thức đóng kinh phí công đoàn nhằm giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện nghĩa vụ tài chính và hạn chế tình trạng chậm đóng hoặc nợ đóng kéo dài.
Đây là phương thức áp dụng đối với phần lớn doanh nghiệp hiện nay. Theo đó, doanh nghiệp thực hiện đóng kinh phí công đoàn cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.
Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ đóng. Doanh nghiệp cần theo dõi và thực hiện đúng thời hạn để tránh phát sinh tiền chậm đóng và các rủi ro pháp lý liên quan.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp được lựa chọn đóng kinh phí công đoàn theo tháng hoặc 03 tháng một lần sau khi đăng ký với tổ chức công đoàn có thẩm quyền.
Trong trường hợp lựa chọn đóng theo chu kỳ 03 tháng, thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau chu kỳ đóng.
Bên cạnh nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, việc tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động vẫn là một trong những trách nhiệm quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ và đúng quy định. Không chỉ liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, BHXH còn là một trong những nội dung thường xuyên được cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Để hạn chế các rủi ro về truy thu, xử phạt và đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ lao động đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:
Mức lương đóng BHXH là căn cứ để xác định số tiền doanh nghiệp và người lao động phải đóng hàng tháng, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến các chế độ BHXH mà người lao động được hưởng sau này. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát hợp đồng lao động, thang bảng lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác để xác định chính xác mức lương làm căn cứ đóng BHXH theo quy định hiện hành.
Việc kê khai mức lương đóng BHXH không đúng thực tế hoặc không đúng quy định có thể dẫn đến nhiều hệ quả như:
Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hồ sơ tiền lương định kỳ để đảm bảo việc đóng BHXH được thực hiện chính xác ngay từ đầu.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các biến động về lao động như tuyển dụng mới, chấm dứt hợp đồng lao động, điều chuyển vị trí công việc hoặc điều chỉnh mức lương. Những thay đổi này cần được cập nhật kịp thời trên hệ thống BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như tránh phát sinh các sai sót trong quá trình quản lý.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đúng thời hạn báo tăng, báo giảm lao động theo quy định. Việc chậm thực hiện thủ tục có thể dẫn đến tình trạng phải truy đóng BHXH, điều chỉnh hồ sơ nhiều lần hoặc gặp khó khăn khi giải quyết các chế độ cho người lao động.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và các quyết định điều chỉnh lương để phục vụ công tác đối chiếu, giải trình khi cần thiết.
Một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro là thực hiện rà soát định kỳ các nghĩa vụ liên quan đến lao động, BHXH và kinh phí công đoàn. Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình kê khai và đóng nộp.
Doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý để đảm bảo:
Trong bối cảnh dữ liệu giữa cơ quan BHXH, cơ quan thuế và tổ chức công đoàn ngày càng được liên thông, việc chủ động rà soát và tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ liên quan sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, đồng thời xây dựng môi trường lao động ổn định và chuyên nghiệp hơn.
Việc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH và kinh phí công đoàn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều hệ quả như:
Trong bối cảnh các cơ quan quản lý đang đẩy mạnh chuyển đổi số và kết nối dữ liệu, việc phát hiện các trường hợp đóng thiếu hoặc chưa đóng nghĩa vụ ngày càng dễ dàng hơn trước.
Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc theo dõi các quy định về lao động, tiền lương, BHXH và công đoàn có thể gặp không ít khó khăn do thường xuyên thay đổi. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, Khôi Nguyên cung cấp các giải pháp hỗ trợ toàn diện như:
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà vẫn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.
Sau ngày 15/06/2026, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ hồ sơ lao động, mức lương tham gia BHXH và tình trạng thực hiện nghĩa vụ công đoàn để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành.
Việc đóng BHXH và kinh phí công đoàn đầy đủ, đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc ổn định, bảo vệ quyền lợi của người lao động và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong quá trình phát triển lâu dài.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về BHXH, lao động tiền lương hoặc dịch vụ kế toán thuế trọn gói, Khôi Nguyên luôn sẵn sàng đồng hành và tư vấn giải pháp phù hợp nhất.
