25/10/2026
Các quy định được đề cập trong bài viết căn cứ vào những văn bản sau:
Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
Bộ luật Lao động, đặc biệt là Điều 18 về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động.
Luật Giao dịch điện tử, liên quan đến giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và việc chuyển đổi giữa văn bản giấy với dữ liệu điện tử.
Trong đó, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về chủ thể tham gia, điều kiện và phương thức giao kết, hiệu lực cũng như việc chuyển đổi hình thức hợp đồng lao động.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được thiết lập và giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu, phù hợp với quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử.
Về bản chất, đây vẫn là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Điểm khác biệt nằm ở hình thức tạo lập, ký kết, gửi nhận và lưu trữ hợp đồng.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật.
Việc sử dụng hình thức điện tử có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
Rút ngắn thời gian chuẩn bị, ký kết và chuyển giao hợp đồng.
Thuận tiện quản lý hồ sơ nhân sự tại nhiều địa điểm làm việc.
Hỗ trợ tra cứu, lưu trữ và đối chiếu thông tin khi cần thiết.
Giảm khối lượng công việc liên quan đến in ấn, luân chuyển và bảo quản hồ sơ giấy.
Hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
Tuy nhiên, việc chuyển sang hình thức điện tử không đồng nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua các yêu cầu về nội dung hợp đồng, thẩm quyền ký kết hoặc trách nhiệm của người sử dụng lao động.
Pháp luật không quy định bắt buộc tất cả doanh nghiệp và người lao động phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử kể từ ngày 01/07/2026.
Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, ngày 01/07/2026 là thời hạn chậm nhất để Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức được đưa vào vận hành. Đây cũng là mốc áp dụng thống nhất các quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo nghị định này.
Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn hình thức hợp đồng phù hợp với quy trình quản trị, điều kiện vận hành và nhu cầu thực tế. Nếu áp dụng hình thức điện tử, doanh nghiệp cần bảo đảm hệ thống, phương thức xác thực và quy trình ký kết đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật.
Đối với hợp đồng lao động điện tử được xác lập trước thời điểm các quy định mới được áp dụng thống nhất, việc tiếp tục thực hiện được xem xét theo quy định chuyển tiếp tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP:
Hợp đồng còn thời hạn tiếp tục được thực hiện theo pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử; giá trị pháp lý của hợp đồng được duy trì theo quy định.
Đối với hợp đồng chưa hoàn tất việc thực hiện, các bên tiếp tục thực hiện theo quy định pháp luật tương ứng. Trường hợp các bên thống nhất áp dụng Nghị định 337/2025/NĐ-CP thì thực hiện theo thỏa thuận đó.
Theo Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử có sự tham gia của các chủ thể sau:
Hai bên phải có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo Điều 18 Bộ luật Lao động và đáp ứng các điều kiện liên quan đến định danh, xác thực khi ký kết bằng phương thức điện tử.
Đối với doanh nghiệp, người thực hiện ký hợp đồng cần có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp lệ theo quy định. Người lao động cũng cần cung cấp giấy tờ nhận diện phù hợp để phục vụ việc xác minh danh tính.
Nhà cung cấp eContract hỗ trợ tạo lập, xác thực, chứng thực và chuyển giao hợp đồng trên hệ thống điện tử. Đơn vị cung cấp phải đáp ứng các điều kiện về kỹ thuật, bảo mật, định danh và giấy phép theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp nên kiểm tra năng lực pháp lý và khả năng đáp ứng yêu cầu của nhà cung cấp trước khi lựa chọn nền tảng sử dụng.
Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định các điều kiện liên quan đến hệ thống eContract, giấy tờ của các bên và nhà cung cấp dịch vụ. Đây là những nội dung doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai ký hợp đồng lao động trực tuyến.
Hệ thống được sử dụng để giao kết hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng các yêu cầu về chức năng, bảo mật và khả năng lưu trữ dữ liệu, bao gồm:
Có phần mềm ký số và chức năng kiểm tra chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử.
Có biện pháp bảo vệ thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng; đồng thời xây dựng phương án kỹ thuật để duy trì hoạt động, xử lý sự cố.
Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, hỗ trợ lưu trữ, truy xuất và tra cứu hợp đồng đã giao kết.
Có chức năng định danh, xác thực danh tính của người sử dụng lao động và người lao động.
Có phương thức xác nhận sự đồng ý của các bên đối với nội dung hợp đồng sau khi được định danh.
Có chức năng chứng thực hợp đồng trước khi gửi đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID).
Hỗ trợ chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng bằng văn bản giấy theo quy định.
Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử đáp ứng Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
Hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định dạng và giao thức do Bộ Nội vụ quy định.
Có chức năng thống kê, tổng hợp và báo cáo phục vụ công tác quản lý.
Kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API) theo quy định của Bộ Nội vụ.
Đáp ứng yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin mạng.
Những yêu cầu này nhằm bảo đảm quá trình ký kết có thể xác định được chủ thể tham gia, ghi nhận sự đồng thuận và duy trì khả năng kiểm tra dữ liệu khi phát sinh nhu cầu đối chiếu.
Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân, giấy tờ phục vụ định danh có thể bao gồm:
Thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng.
Đối với người nước ngoài, cần có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh, tùy trường hợp.
Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc hộ gia đình, hồ sơ cần có giấy tờ pháp lý tương ứng, chẳng hạn:
Quyết định thành lập.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giấy chứng nhận đầu tư.
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
Bên cạnh đó, người đại diện theo pháp luật của đơn vị cần có giấy tờ nhận diện còn thời hạn phù hợp, như thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2 hoặc hộ chiếu. Trường hợp người đại diện là người nước ngoài, giấy tờ về thị thực hoặc miễn thị thực được xem xét theo quy định áp dụng.
Khi thực hiện giao kết, các bên cần sử dụng chữ ký số hợp lệ và dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử phải có hệ thống đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nêu trên, đồng thời có giải pháp kiểm tra và đối chiếu thông tin nhận diện của tổ chức, cá nhân với dữ liệu sinh trắc học tương ứng của người đại diện theo pháp luật.
Đơn vị cung cấp còn phải bảo đảm việc định danh, xác thực danh tính theo quy định và có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó bao gồm loại dịch vụ được phép cung cấp là dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ lựa chọn nền tảng dựa trên mức phí hoặc sự thuận tiện. Việc kiểm tra điều kiện pháp lý, tính năng bảo mật và khả năng lưu trữ dữ liệu cũng rất cần thiết.
Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện qua các bước cơ bản sau:
Người sử dụng lao động chuẩn bị nội dung hợp đồng và thực hiện tạo lập trên hệ thống đáp ứng yêu cầu pháp luật. Nội dung cần được kiểm tra trước khi chuyển sang bước ký kết.
Bước 2: Định danh và xác thực các bên
Hệ thống thực hiện việc định danh, xác thực người lao động và người sử dụng lao động theo quy định, nhằm bảo đảm đúng chủ thể tham gia giao kết.
Các bên thực hiện ký số theo quy trình. Chữ ký số phải hợp lệ và được gắn kèm dấu thời gian theo yêu cầu áp dụng.
Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu của hợp đồng trên hệ thống, bảo đảm đáp ứng các điều kiện được quy định.
Sau khi bên cuối cùng ký hợp đồng, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID trong vòng 24 giờ theo quy định.
Hợp đồng được gửi cho người sử dụng lao động và người lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử, phù hợp với thỏa thuận giữa các bên. Doanh nghiệp nên tổ chức lưu trữ để thuận tiện tra cứu và sử dụng trong quá trình quản lý nhân sự.
Theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên cuối cùng hoàn tất việc ký số, dấu thời gian được gắn kèm với chữ ký số của các chủ thể và thông điệp dữ liệu của hợp đồng được nhà cung cấp eContract chứng thực.
Trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm có hiệu lực thì thực hiện theo thỏa thuận đó.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc hoàn thành thao tác ký trên hệ thống không nên được xem xét tách rời khỏi các điều kiện về chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực hợp đồng. Các bộ phận phụ trách nhân sự cần kiểm tra trạng thái hoàn tất của hợp đồng để hạn chế sai sót trong quản lý hồ sơ.
Có. Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về việc chuyển đổi giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử. Việc chuyển đổi phải tuân thủ khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và các yêu cầu liên quan. Trong đó, cần chú ý:
Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng bằng văn bản phải được xác thực theo quy định về định danh và xác thực điện tử.
Hợp đồng được chuyển đổi sang hình thức điện tử phải do người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số để xác nhận nội dung chuyển đổi chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Hợp đồng điện tử sau khi hoàn tất chuyển đổi phải được gắn ID theo quy định.
Khi chuyển đổi hợp đồng điện tử sang văn bản giấy, các bên phải tuân thủ khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
Hợp đồng sau chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý tương đương bản gốc khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo pháp luật về giao dịch điện tử.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình chuyển đổi và lưu trữ thống nhất, tránh tình trạng có nhiều bản hợp đồng nhưng không xác định rõ bản nào là bản gốc hoặc bản đã được chuyển đổi hợp lệ.
Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị quy trình quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp với hình thức điện tử, trong đó chú trọng những nội dung sau:
Kiểm tra thẩm quyền ký kết: Xác định rõ người đại diện hoặc người được ủy quyền ký hợp đồng. Việc phân quyền cần được thực hiện phù hợp với quy định pháp luật và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Rà soát nội dung hợp đồng: Hợp đồng điện tử vẫn cần bảo đảm các nội dung theo quy định của pháp luật lao động. Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin người lao động, vị trí công việc, tiền lương, thời giờ làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên trước khi gửi ký.
Lựa chọn nền tảng đáp ứng quy định: Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá điều kiện pháp lý của nhà cung cấp, khả năng xác thực danh tính, ký số, chứng thực, gắn ID và kết nối với nền tảng theo quy định.
Bảo mật và lưu trữ dữ liệu: Thông tin hợp đồng thường chứa dữ liệu cá nhân và thông tin nội bộ. Doanh nghiệp cần phân quyền truy cập, kiểm soát việc khai thác dữ liệu và bảo đảm khả năng tra cứu khi cần đối chiếu hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.
Phân công trách nhiệm quản lý: Doanh nghiệp nên xác định bộ phận chịu trách nhiệm tạo lập, kiểm tra, ký kết, lưu trữ và theo dõi thời hạn hợp đồng. Sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự, kế toán và người quản lý sẽ giúp hạn chế thiếu sót trong quá trình vận hành.
Có. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo pháp luật về lao động và giao dịch điện tử.
Không. Ngày 01/07/2026 là mốc áp dụng thống nhất các quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và thời hạn chậm nhất để Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được đưa vào vận hành. Đây không phải là quy định bắt buộc mọi doanh nghiệp phải chuyển toàn bộ hợp đồng sang hình thức điện tử.
Theo phương thức giao kết được quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng phải được các chủ thể ký số và gắn kèm dấu thời gian theo quy định. Hệ thống eContract cũng phải đáp ứng các điều kiện về xác thực và chứng thực liên quan.
Có. Việc chuyển đổi được thực hiện theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Điều 12 Luật Giao dịch điện tử. Hợp đồng sau chuyển đổi cần đáp ứng các điều kiện pháp luật để được công nhận giá trị tương đương bản gốc.
Doanh nghiệp nên rà soát quy trình ký hợp đồng, thẩm quyền ký, giấy tờ định danh, chữ ký số, hệ thống lưu trữ và trách nhiệm của từng bộ phận. Nếu sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp eContract, cần kiểm tra điều kiện pháp lý và khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật có liên quan.
Hợp đồng lao động điện tử mang đến thêm lựa chọn cho doanh nghiệp trong quá trình số hóa quản trị nhân sự. Tuy nhiên, để triển khai đúng quy định, doanh nghiệp cần chú ý đến điều kiện định danh, chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực, hiệu lực và lưu trữ hợp đồng.
Nghị định 337/2025/NĐ-CP là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xây dựng quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử phù hợp. Việc chủ động rà soát hồ sơ và phân công trách nhiệm giữa các bộ phận sẽ giúp quá trình áp dụng diễn ra thuận lợi hơn.
Kế toán Thuế Khôi Nguyên đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát hồ sơ kế toán, thuế và tư vấn các vấn đề liên quan đến quá trình vận hành. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, tổ chức chứng từ hoặc tư vấn quy trình kế toán phù hợp, hãy liên hệ Khôi Nguyên để được trao đổi cụ thể theo tình hình thực tế.
