23/09/2026
Rà soát sổ sách không chỉ cần thực hiện khi doanh nghiệp đã nhận được thông báo thanh tra, kiểm tra thuế. Trên thực tế, việc chủ động kiểm tra hồ sơ định kỳ hoặc trước những thời điểm quan trọng có thể giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những vấn đề còn tồn tại.
Doanh nghiệp có thể cân nhắc rà soát sổ sách trong các trường hợp:
Ví dụ, một khoản chi phí đã được hạch toán từ nhiều năm trước nhưng doanh nghiệp hiện không tìm thấy đầy đủ hợp đồng, hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán liên quan. Nếu không kiểm tra từ sớm, đến thời điểm cần giải trình doanh nghiệp mới bắt đầu tìm lại tài liệu thì có thể mất nhiều thời gian.
Tương tự, có những trường hợp số liệu trên sổ kế toán và hồ sơ khai thuế tồn tại chênh lệch nhưng chưa được phát hiện do dữ liệu được xử lý bởi nhiều kế toán khác nhau qua từng thời kỳ.
Việc rà soát trước giúp doanh nghiệp có thời gian xác định nguyên nhân, kiểm tra lại chứng từ, bổ sung hồ sơ còn thiếu và xử lý các vấn đề phát sinh, thay vì chờ đến khi cơ quan thuế yêu cầu mới bắt đầu chuẩn bị.
Tình trạng hồ sơ của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ phát sinh một số sai lệch nhỏ, nhưng cũng có trường hợp hồ sơ của nhiều năm chưa được kiểm tra đồng bộ.
Một số vấn đề thường cần lưu ý khi rà soát gồm:
Việc phát hiện vấn đề không đồng nghĩa tất cả các trường hợp đều dẫn đến rủi ro về thuế. Mỗi nội dung cần được xem xét dựa trên hồ sơ thực tế, thời điểm phát sinh và các tài liệu doanh nghiệp đang có.
Do đó, mục tiêu của quá trình rà soát là giúp doanh nghiệp biết hồ sơ hiện tại đang ở tình trạng nào, vấn đề nằm ở đâu và nội dung nào cần ưu tiên kiểm tra hoặc hoàn thiện.
Tùy theo tình trạng hồ sơ thực tế, thời kỳ cần kiểm tra và nhu cầu của doanh nghiệp, Khôi Nguyên tiến hành rà soát và xác định những nội dung cần bổ sung, điều chỉnh hoặc hoàn thiện.
Khôi Nguyên kiểm tra các nhóm sổ sách kế toán liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, đối chiếu số liệu giữa các tài khoản và nhận diện những điểm chưa hợp lý cần tiếp tục kiểm tra.
Nội dung rà soát có thể liên quan đến các tài khoản về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu – phải trả, doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ và các khoản mục khác tùy theo đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Đối với những số dư bất thường hoặc tồn tại qua nhiều kỳ kế toán, hồ sơ sẽ được kiểm tra thêm để xác định nguyên nhân và tài liệu liên quan.
Hóa đơn và chứng từ là một phần quan trọng trong hồ sơ kế toán – thuế của doanh nghiệp. Khôi Nguyên hỗ trợ rà soát hóa đơn đầu vào, đầu ra và các chứng từ kế toán liên quan nhằm phát hiện những trường hợp hồ sơ còn thiếu, thông tin cần kiểm tra lại hoặc chưa có đầy đủ tài liệu đi kèm.
Tùy từng nghiệp vụ, việc kiểm tra có thể liên quan đến hóa đơn, hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất và những tài liệu khác có liên quan. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp biết được bộ hồ sơ nào đã tương đối đầy đủ và bộ hồ sơ nào cần tiếp tục bổ sung hoặc kiểm tra.
Một nội dung quan trọng khác là kiểm tra sự thống nhất giữa số liệu kế toán với các hồ sơ khai thuế và tài liệu liên quan. Trong quá trình hoạt động, một số chênh lệch có thể xuất hiện do thời điểm ghi nhận, điều chỉnh số liệu, thay đổi nhân sự kế toán hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu.
Khôi Nguyên thực hiện đối chiếu để xác định các khoản chênh lệch cần kiểm tra, sau đó xem xét nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý phù hợp với hồ sơ thực tế. Việc này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng đến khi cần giải trình mới phát hiện số liệu giữa các nguồn dữ liệu không thống nhất.
Doanh thu và chi phí là những nhóm số liệu cần được doanh nghiệp theo dõi cẩn thận. Quá trình rà soát có thể tập trung vào thời điểm ghi nhận doanh thu, hồ sơ liên quan đến các khoản chi phí, chứng từ thanh toán và những tài liệu chứng minh nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh.
Đối với các khoản mục chưa đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được thông tin để chủ động kiểm tra và bổ sung tài liệu phù hợp.
Công nợ tồn tại trong thời gian dài là tình trạng khá phổ biến tại các doanh nghiệp hoạt động nhiều năm. Một số khoản công nợ có thể đã được thanh toán nhưng kế toán chưa xử lý hết trên sổ sách; một số khoản khác có thể thiếu biên bản đối chiếu hoặc tài liệu liên quan.
Việc rà soát giúp doanh nghiệp xác định lại tình trạng của từng nhóm công nợ, đặc biệt là những khoản có số dư lớn hoặc tồn tại qua nhiều kỳ kế toán.
Đối với doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc có lượng hàng hóa lớn, số liệu hàng tồn kho cần được kiểm tra và đối chiếu thường xuyên. Tương tự, tài sản cố định và công cụ dụng cụ cũng cần có hồ sơ theo dõi phù hợp với tình trạng sử dụng thực tế.
Khôi Nguyên hỗ trợ kiểm tra số liệu và các hồ sơ liên quan để xác định những nội dung doanh nghiệp cần tiếp tục đối chiếu hoặc bổ sung.
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động khác nhau nên nội dung cần giải trình khi kiểm tra hồ sơ cũng không giống nhau.
Tùy tình hình thực tế, hồ sơ có thể được rà soát theo từng khoản mục như doanh thu, chi phí, công nợ, tiền lương, tài sản, hàng tồn kho hoặc các nghiệp vụ phát sinh đặc thù. Khôi Nguyên tập trung xác định những khoản mục cần lưu ý và tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị, từ đó giúp quá trình hoàn thiện hồ sơ có trọng tâm hơn.
Rà soát không chỉ dừng lại ở việc phát hiện sai sót. Sau quá trình kiểm tra, Khôi Nguyên xác định những hồ sơ còn thiếu, chưa hoàn chỉnh hoặc cần tiếp tục đối chiếu. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể tiến hành sắp xếp, bổ sung và kiện toàn tài liệu theo từng nhóm.
Việc chuẩn bị hồ sơ có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi cần tra cứu, cung cấp tài liệu hoặc giải trình trong quá trình làm việc với cơ quan thuế.
Nếu tự rà soát hồ sơ của nhiều năm, doanh nghiệp có thể phải kiểm tra một lượng lớn chứng từ, sổ sách và dữ liệu. Đặc biệt khi nhân sự kế toán hiện tại không phải người trực tiếp thực hiện hồ sơ của những năm trước, việc tìm nguyên nhân của các khoản chênh lệch có thể mất nhiều thời gian.
Sử dụng dịch vụ rà soát giúp doanh nghiệp có thêm một bước kiểm tra tổng thể để xác định những nội dung cần ưu tiên xử lý. Khôi Nguyên tập trung vào việc kiểm tra, đối chiếu và chỉ ra các vấn đề cần lưu ý trong hồ sơ, từ đó giúp doanh nghiệp:
Đặc biệt, mức phí dịch vụ chỉ từ 499.000đ giúp doanh nghiệp có thể chủ động kiểm tra tình trạng hồ sơ với chi phí phù hợp trước khi quyết định thực hiện các bước xử lý chuyên sâu hơn nếu cần thiết.
Để việc kiểm tra có trọng tâm và phù hợp với từng doanh nghiệp, Khôi Nguyên triển khai theo các bước cụ thể.
Khôi Nguyên trao đổi với doanh nghiệp về tình trạng sổ sách hiện tại, thời kỳ cần rà soát, đặc điểm hoạt động và mục đích kiểm tra hồ sơ. Thông tin ban đầu giúp xác định phạm vi công việc cần thực hiện và những nhóm hồ sơ cần ưu tiên kiểm tra.
Các tài liệu doanh nghiệp cung cấp được phân loại theo từng nhóm như sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ, tờ khai, công nợ, tài sản, hàng tồn kho và các tài liệu liên quan. Việc phân loại giúp quá trình kiểm tra được thực hiện có hệ thống và hạn chế bỏ sót những hồ sơ quan trọng.
Kế toán tiến hành rà soát số liệu, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ liên quan. Những khoản mục có dấu hiệu chưa thống nhất, số dư bất thường hoặc thiếu tài liệu sẽ được ghi nhận để tiếp tục kiểm tra.
Sau quá trình đối chiếu, Khôi Nguyên tổng hợp những nội dung cần doanh nghiệp quan tâm, bao gồm hồ sơ còn thiếu, số liệu cần làm rõ và những khoản mục cần kiểm tra thêm. Việc phân loại vấn đề giúp doanh nghiệp biết nội dung nào cần ưu tiên xử lý trước.
Tùy theo từng vấn đề và hồ sơ thực tế, doanh nghiệp được thông tin về hướng kiểm tra, bổ sung hoặc điều chỉnh phù hợp. Với những trường hợp cần xử lý chuyên sâu, phạm vi công việc có thể được trao đổi riêng dựa trên tình trạng cụ thể.
Các tài liệu cần thiết được doanh nghiệp bổ sung, đối chiếu và hoàn thiện theo phạm vi công việc đã thống nhất. Hồ sơ sau khi rà soát được sắp xếp theo từng nhóm để thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu và chuẩn bị khi cần làm việc với cơ quan thuế.
Sổ sách kế toán và hồ sơ thuế được hình thành trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, càng để lâu mà không kiểm tra tổng thể, việc tìm kiếm và xử lý những vấn đề tồn tại từ các năm trước càng có thể mất nhiều thời gian.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến khi có thông báo thanh tra, kiểm tra mới bắt đầu rà soát. Việc chủ động kiểm tra giúp doanh nghiệp biết sổ sách đang có vấn đề gì, chứng từ nào còn thiếu, số liệu nào cần đối chiếu và hồ sơ nào cần được kiện toàn.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị thanh kiểm tra thuế, chưa yên tâm về sổ sách hoặc muốn kiểm tra lại hồ sơ trước khi quyết toán, hãy liên hệ Khôi Nguyên để được hỗ trợ rà soát và kiện toàn hồ sơ theo tình trạng thực tế.
